Ochrana osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů v platformě Lehkost

Správce osobních údajů / provozovatel platformy: Prostor plus o.p.s.
IČO: 26594633
Sídlo: Na Pustině 1068, Kolín II, 280 02 Kolín
Kontaktní e-mail pro oblast ochrany osobních údajů: info@prostor-plus.cz
Web: www.lehkost.cz

1. Co je platforma Lehkost

Lehkost je platforma provozovaná organizací Prostor plus o.p.s., jejímž účelem je usnadnit školám zajištění vhodné odborné, poradenské nebo jiné návazné pomoci pro děti, žáky a studenty.

Prostřednictvím platformy může oprávněný pracovník školy předat požadavek týkající se klienta, který potřebuje pomoc nebo podporu. Pověření pracovníci Prostor plus o.p.s. zajišťující provoz platformy Lehkost požadavek posoudí a vyhledají vhodnou návaznou službu.

Do systému návazné péče jsou zapojeny služby Prostor plus o.p.s. i další spolupracující poskytovatelé služeb.

Lehkost neslouží k vedení odborné dokumentace o následné práci s klientem. Po převzetí klienta konkrétní službou probíhá vlastní poskytování péče mezi klientem a touto službou podle pravidel a právních podmínek příslušného poskytovatele.

2. Koho se zpracování osobních údajů týká

V rámci platformy Lehkost mohou být zpracovávány zejména osobní údaje:

• nezletilých dětí, žáků a studentů,
• zletilých žáků a studentů,
• zákonných zástupců nezletilých klientů, je-li to pro řešení požadavku nezbytné,
• pracovníků škol, kteří požadavek zadávají nebo s Lehkostí komunikují,
• pracovníků zapojených návazných služeb.

Platformu využívají zejména základní školy, střední školy a střední odborná učiliště.

3. Jaké osobní údaje mohou být zpracovávány

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na konkrétním požadavku. Může jít zejména o:

• jedinečný kód klienta,
• jméno a příjmení,
• datum narození, je-li potřebné pro identifikaci, přijetí nebo registraci klienta návaznou službou,
• kontaktní údaje, zejména telefonní číslo a e-mailovou adresu,
• údaje potřebné pro kontaktování zákonného zástupce, jsou-li pro řešení situace potřebné,
• údaje o škole,
• popis situace a důvod požadavku,
• informace potřebné k posouzení vhodného typu návazné pomoci,
• údaje o průběhu zprostředkování návazné služby,
• informaci o přijetí nebo odmítnutí požadavku konkrétní službou,
• další údaje, které jsou nezbytné pro zajištění vhodné návazné pomoci.

S ohledem na charakter požadavku může popis situace obsahovat také údaje o zdravotním nebo psychickém stavu klienta, případně o jeho sexuální orientaci, etnickém původu nebo náboženském přesvědčení. Tyto údaje patří mezi zvláštní kategorie osobních údajů a jsou zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu a při splnění podmínek stanovených právními předpisy.

U pracovníků škol a návazných služeb, kteří platformu používají, jsou zpracovávány jméno a příjmení, pracovní kontaktní údaje, organizace, role v systému a záznamy o přihlášení a provedených operacích. Tyto údaje jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu Prostor plus o.p.s. na zajištění provozu a bezpečnosti platformy podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, a to po dobu, po kterou má pracovník k platformě přístup. Záznamy o přihlášení a provedených operacích mohou být i poté uchovávány po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti platformy a ochranu právních nároků.

4. Za jakým účelem osobní údaje zpracováváme

Osobní údaje jsou v platformě Lehkost zpracovávány zejména za účelem:

1. přijetí a evidence požadavku na pomoc,
2. posouzení charakteru požadavku a potřeb klienta,
3. vyhledání vhodné návazné služby,
4. předání požadavku vybrané návazné službě,
5. zprostředkování kontaktu mezi klientem a návaznou službou,
6. hledání alternativní návazné služby, pokud původně oslovená služba požadavek nepřijme,
7. komunikace se školou v rozsahu nezbytném pro vyřízení požadavku,
8. evidence stavu a vyřízení požadavku,
9. zajištění bezpečného a řádného provozu platformy,
10. ochrany práv a oprávněných zájmů klientů, zapojených organizací a provozovatele platformy, je-li to relevantní.

Údaje nejsou prostřednictvím Lehkosti zpracovávány za účelem vedení terapeutické, zdravotnické nebo jiné odborné dokumentace o následné práci návazné služby s klientem.

5. Jak osobní údaje získáváme

Osobní údaje klienta získává Prostor plus o.p.s. prostřednictvím platformy Lehkost zpravidla od školy, která požadavek zadává.

Škola odpovídá za zákonnost zpracování osobních údajů, které provádí před jejich předáním do platformy Lehkost, a za splnění svých informačních povinností. Předání údajů do Lehkosti je založeno na souhlasu klienta nebo jeho zákonného zástupce; škola tento souhlas zajišťuje a uchovává. Podepsaný dokument se do platformy Lehkost standardně nenahrává.

Lehkost poskytuje školám také konzultační telefonickou podporu. Konzultační linka je určena pracovníkům škol a hovory nejsou nahrávány. Pokud je na základě konzultace založen konkrétní požadavek v platformě, musí být před předáním osobních údajů splněny podmínky pro jejich zákonné předání.

6. Právní základ zpracování

Prostor plus o.p.s. zpracovává osobní údaje pouze tehdy, pokud pro dané zpracování existuje odpovídající právní základ.

Zpracování osobních údajů nezbytných pro vyhledání, zprostředkování a zajištění vhodné návazné pomoci je prováděno na základě souhlasu klienta nebo zákonného zástupce nezletilého klienta podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Pokud požadavek obsahuje údaje o zdravotním nebo psychickém stavu nebo jiné zvláštní kategorie osobních údajů, jsou tyto údaje zpracovávány na základě výslovného souhlasu podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR.

Některé související operace, zejména nezbytné zabezpečení platformy, ochrana systému a ochrana právních nároků, mohou být v odpovídajícím rozsahu založeny na oprávněném zájmu Prostor plus o.p.s. podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Je-li zpracování nezbytné ke splnění právní povinnosti, může být založeno na čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Je-li zpracování založeno na souhlasu, lze souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.

7. Jak funguje kód klienta

Při práci s požadavkem používá Lehkost jedinečný kód klienta.

Použití kódu slouží k omezení zbytečného zpřístupňování přímých identifikačních údajů při práci s požadavkem. Nejedná se o anonymizaci.

Identitu klienta lze v platformě za stanovených podmínek propojit s jeho kódem. Jde tedy o pseudonymizaci osobních údajů.

Přístup k identifikačním a kontaktním údajům je omezen podle role uživatele a fáze vyřizování požadavku.

8. Jak probíhá předání návazné službě

Pověřený pracovník Prostor plus o.p.s. na základě obsahu požadavku vybere službu, která může odpovídat potřebám klienta.

Vybrané návazné službě je nejprve zpřístupněn požadavek v omezeném rozsahu, zejména pod kódem klienta a s informacemi potřebnými k tomu, aby služba mohla posoudit, zda je schopna klienta přijmout.

Návazná služba může požadavek přijmout nebo odmítnout. Důvodem odmítnutí může být například naplněná kapacita služby nebo skutečnost, že požadavek neodpovídá jejímu zaměření.

Pokud služba požadavek přijme, získá přístup k údajům potřebným pro navázání kontaktu s klientem, zejména k jeho identifikačním a kontaktním údajům. Další poskytování pomoci následně probíhá přímo mezi klientem a touto službou.

Pokud služba požadavek odmítne, Prostor plus o.p.s. může v rámci uděleného souhlasu vyhledat jinou vhodnou návaznou službu. Je-li to potřebné, může klienta informovat o situaci a nabídnout mu další možnosti řešení.

9. Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny

V nezbytném rozsahu mohou mít k údajům přístup:

• oprávnění pracovníci školy v rozsahu odpovídajícím jejich roli,
• pověření pracovníci Prostor plus o.p.s., kteří zajišťují provoz Lehkosti a vyřizování požadavků,
• pracovníci vybrané návazné služby v rozsahu odpovídajícím fázi vyřizování požadavku,
• pověření pracovníci zajišťující IT správu a administraci systému v rozsahu nezbytném pro jeho správu, zabezpečení a technickou podporu,
• poskytovatelé hostingových a technických služeb, kteří pro Prostor plus o.p.s. zajišťují provoz infrastruktury platformy, v rozsahu nezbytném pro její provoz.

Návaznými službami mohou být služby provozované Prostor plus o.p.s. i další spolupracující poskytovatelé. Externí návazná služba zpracovává údaje, které jí byly zpřístupněny pro posouzení nebo převzetí klienta, v rozsahu odpovídajícím své vlastní odpovědnosti za zpracování.

Osobní údaje nejsou bez dalšího zpřístupňovány všem zapojeným službám. Konkrétní služba získává přístup pouze v souvislosti s požadavkem, který je jí nabídnut nebo který přijala, a v rozsahu odpovídajícím dané fázi procesu.

Osobní údaje jsou uloženy a zpracovávány v rámci Evropské unie a nejsou předávány do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.

10. Jaké informace vidí škola

Škola, která požadavek zadala, může prostřednictvím Lehkosti sledovat jeho stav, například informaci, že:

• požadavek byl přijat,
• požadavek je v řešení,
• byla zajištěna návazná služba,
• požadavek byl uzavřen.

Údaje o průběhu zprostředkování vedené v rámci Lehkosti nejsou totožné s rozsahem informací zpřístupněných škole. Škole není prostřednictvím platformy zpřístupňován obsah následné odborné práce návazné služby s klientem.

Po převzetí klienta konkrétní službou je obsah a průběh další odborné péče záležitostí vztahu mezi klientem a příslušným poskytovatelem služby a řídí se pravidly tohoto poskytovatele a příslušnými právními předpisy.

11. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje nejsou uchovávány déle, než je nezbytné pro účel, pro který byly zpracovány.

Údaje vztahující se ke konkrétnímu požadavku jsou v platformě Lehkost uchovávány po dobu 12 měsíců od uzavření požadavku.

Za uzavření požadavku se pro účely této lhůty považuje okamžik, kdy je v platformě zaznamenáno, že proces zprostředkování návazné pomoci byl ukončen, zejména proto, že byla zajištěna návazná služba, klient další zprostředkování odmítl nebo již není možné či účelné v hledání návazné služby pokračovat.

Po uplynutí retenční doby jsou osobní údaje odstraněny nebo anonymizovány, není-li jejich další uchování nezbytné z důvodu právní povinnosti nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků. Anonymizované údaje, z nichž již nelze určit konkrétní osobu, mohou být dále využívány například pro statistické a provozní účely.

12. Jak osobní údaje chráníme

Prostor plus o.p.s. přijímá technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracovávaných údajů a rizikům spojeným s jejich zpracováním.

Součástí ochrany údajů je zejména:

• řízení přístupových oprávnění podle rolí uživatelů,
• omezení přístupu k osobním údajům pouze na osoby, které je potřebují pro výkon své činnosti,
• používání kódu klienta a pseudonymizace údajů při práci s požadavkem,
• omezení rozsahu údajů zpřístupněných návazné službě před přijetím požadavku,
• zabezpečení informačního systému a jeho administrace,
• organizační pravidla pro práci s osobními údaji.

Technickou správu platformy zajišťuje pověřený zaměstnanec Prostor plus o.p.s. Konkrétní technická a organizační bezpečnostní opatření jsou z bezpečnostních důvodů vedena v interní dokumentaci správce.

13. Práva osob, jejichž údaje zpracováváme

V rozsahu stanoveném GDPR a v závislosti na právním základu konkrétního zpracování může mít subjekt údajů zejména právo:

• získat informace o zpracování svých osobních údajů,
• požadovat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů, jsou-li pro něj splněny zákonné podmínky,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování, je-li toto právo v daném případě použitelné,
• využít právo na přenositelnost údajů, jsou-li pro něj splněny podmínky,
• odvolat souhlas, pokud je konkrétní zpracování založeno na souhlasu,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním. Konkrétní rozsah jednotlivých práv závisí na právním důvodu a okolnostech daného zpracování.

14. Automatizované rozhodování

Platforma Lehkost neslouží k automatizovanému rozhodování o klientovi ani k profilování, které by mělo pro klienta právní nebo obdobně významné účinky.

Výběr vhodné návazné služby a další postup posuzuje pověřený pracovník Prostor plus o.p.s.

15. Lehkost není krizová služba

Lehkost je určena pro poradenství, orientaci v možnostech pomoci a zprostředkování vhodné návazné péče.

Lehkost není krizovou ani zdravotnickou záchrannou službou a není určena pro řešení situací bezprostředního ohrožení života nebo zdraví.

V případě bezprostředního ohrožení života nebo zdraví je nutné kontaktovat zdravotnickou záchrannou službu na čísle 155, případně jednotné evropské číslo tísňového volání 112.

Děti a studenti mohou v náročné nebo krizové situaci využít také Linku bezpečí na čísle 116 111.

Po zvládnutí akutní situace může Lehkost pomoci s vyhledáním vhodné návazné péče.

16. Kontakt, odvolání souhlasu a uplatnění práv

V případě dotazů týkajících se zpracování osobních údajů, při uplatnění práv nebo při odvolání souhlasu se lze obrátit na:

Prostor plus o.p.s.
Na Pustině 1068, Kolín II, 280 02 Kolín
E-mail: info@prostor-plus.cz

Odvolání souhlasu lze učinit zejména e-mailem na výše uvedené adrese nebo jiným jednoznačným sdělením doručeným Prostor plus o.p.s. Souhlas lze odvolat také prostřednictvím školy, která požadavek zadala. Odvolání souhlasu je bezplatné.

Odvolání souhlasu se týká dalšího zpracování v platformě Lehkost. Pokud již klienta převzala návazná služba, zpracovává tato služba údaje jako samostatný správce a odvolání je třeba uplatnit také u ní.

Pokud se subjekt údajů domnívá, že jsou jeho osobní údaje zpracovávány v rozporu s právními předpisy, má právo obrátit se také na Úřad pro ochranu osobních údajů.

17. Závěrečná informace

Tento dokument popisuje základní pravidla zpracování osobních údajů v platformě Lehkost.

Externí návazné služby mohou při posuzování požadavku a při poskytování vlastní odborné péče zpracovávat osobní údaje klienta jako samostatní správci podle vlastních pravidel ochrany osobních údajů. V takovém případě odpovídají za splnění informačních a dalších povinností souvisejících s jejich vlastním zpracováním.

Aktuální znění těchto informací je zveřejněno na webu platformy Lehkost.

Verze dokumentu: 1.0
Účinnost od: 15. 10. 2026